Ezt kell tudni a digitális archiválásról
Tudod, hogyan kell az elektronikusan beérkező számlákat archiválni?
Először is fontos, hogy mi minősül elektronikus számlának: minden olyan, a törvény által előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikusan fogadtak be. Vagyis elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, amelyet nem személyesen vagy postai úton, hanem kizárólag elektronikusan – akár scannelve, pdf-ként – továbbítanak a befogadó részére.
Ezeket az elektronikusan beérkező számlákat a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet alapján kizárólag elektronikusan lehet archiválni. Tehát ha a könyvelés és az adminisztratív feladatok miatt ki is nyomtatják a számlát, a megőrzési kötelezettség ebben az esetben is az elektronikus formára vonatkozik.
Hogyan kell tárolni?
A megőrzésnél nem az eredeti formátum megőrzését, hanem az adattartalmat kell biztosítani, vagyis az archiválás technikájának az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését kell biztosítani. Ez utóbbi, azaz a tárolás időtartama a számviteli törvény szerint a számlabefogadás tárgyévének utolsó naptári napjától számítva 8 évet jelent.
A SzámlaRobot minősített elektronikus archiválása ezért 8 évig tárolja a szükséges dokumentumokat, mégpedig úgy, hogy a számlaletöltéstől az archiválásig a számlafeldolgozás minden lépése egyetlen rendszerben történik.
A rendszer azt is lehetővé teszi, hogy egy utólagos ellenőrzéskor pár pillanat alatt előkereshetők legyenek a szükséges dokumentációk és csoportosan kimenthetők a mellékletekkel együtt. Így például egy NAV ellenőrzéskor gombnyomásra elérhetők a kívánt dokumentumok.
