Home office: A teljes útmutató

A home office praktikus megoldás lehet sokak számára, ami az utóbbi években egyre jobban elfogadottá vált a munkaadók szemében is. Sőt vannak olyan esetek, amikor ennek alkalmazása nem opcionális, hanem szükségszerű. Számtalan előnye van az alacsonyabb munkáltatói költségektől kezdve a magasabb dolgozói elégedettségig. Bármilyen okból is végzi otthonról a munkáját, fontos az egyensúly megteremtése. Az irodában a kollégák terelik el a figyelmét, otthon pedig azok, akikkel él és a kettő közül az utóbbit nehezebb kezelni. Az otthoni munkavégzés egyáltalán sem egyszerű, de ennek az útmutatónak a segítségével ígérem könnyebb lesz.

Home office – így hozza ki belőle a legtöbbet

Fektesse le a szabályokat

Tisztáznia kell a családjával, lakótársaival, hogy Ön itt bizony a munkáját végzi. Ki kell töltenie a munkaidőt és ehhez egy elkülönített helyre is szüksége van. Ha kell kérje meg őket többször, hogy tartsák ezt tiszteletben. Hidje el ha akaratlanul is, de néha úgy fogják érezni, hogy nem csinál semmit.

Alakítsa ki munkaállomást

Válasszon olyan munkaterületet az otthonában, amely egyértelműen elválasztja a munkát a magánélettől. A legjobb ha ez a hely az ablaknál van, mert a friss levegő és a természetes fény jó hatással lesz a mentális egészségére. Tilos dolgozni az ágyban, melyen alszik és a kanapén, ahol pihen. Ha még nincs benne rutinja csábító lehet a kanapéról, konyhaasztalnál dolgozni, de ezzel saját maga alatt vágja a fát. Csak azért, mert otthonról dolgozik, nem azt jelenti, hogy nincs szüksége “irodára”.

Rendezze be az otthona egy részét munkaterületként. Amikor ezen a munkaállomáson van azt üzeni az agyának, hogy ideje a munkára fókuszálni. Pontosan ezért, ha nem dolgozik, ne legyen ott. Ha nem figyel eléggé ezekre a dolgokra annak az lesz a következménye, hogy akadályozni fogja a többieket és önmagát is. A tökéletes megoldás egy dolgozószoba, de ezt nem mindenki teheti meg. Az említett kanapé vagy a hálószoba a kikapcsolódást támogatja nem pedig a munkát, ezt a kettőt pedig külön kell választani a megfelelő egyensúly érdekében.

Rendben, de mi van akkor, ha csak nappali és hálószoba van? Ebben az esetben a hálószoba a kevésbé rossz megoldás a nappalival szemben, amit mindenki használ. Ha sehol nincs hely kénytelen lesz kissé átrendezni a lakást. Ezzel együtt az is fontos, hogy a szüneteket ne ugyanott töltse, ahonnan dolgozott.

A munkaállomást tartsa tisztán! “Rend a lelke mindennek”, ahogyan a mondás is szól. Koszban és rendetlenségben nem tud hatékonyan dolgozni. Tegye vonzóvá a környezetét, takarítsa ki minden nap, ez növeli majd a termelékenységet.

Határozza meg a munkaidőd

A legtöbbször ezt megteszi Ön helyett a munkaadód, amennyiben alkalmazottként dolgozik. A munka-magánélet egyensúly kiemelten fontos, ebben a szituációban pedig könnyű elveszíteni az időérzéked. Ha munkaidőben magánéleti dolgokkal foglalkozik, az a munka rovására megy. Ha szabadidőben a munkával foglalkozik, az a magánélet rovására megy. Meg kell húzni a határokat.

Reggeli rutin

Ne térjen el a megszokott reggeli rutintól. Reggelizzen és öltözzön fel normálisan, mintha az irodába menne akkor is, ha a munkaasztal az ágy mellett van, ahonnan éppen felkelt. A munkahelyére sem pizsamában járt ugye? Nem arról van szó, hogy zakóban kell ülni, egy kényelmes utcai ruházat bőven megteszi. Érdemes arra is figyelni, hogy elég ideje legyen az elméjének felkészülni a munkára. Csinálhatja azt is, hogy lemegy sétálni egyet a ház körül, mintha dolgozni menne. Ha csupán 5 perc telik el az ébredésed és a reggeli online meeting között, az egész napját megpecsételi.

Iktassa ki a zavaró tényezőket

Ne hazsnálja a házimunkát ürügyként a munka halogatására. A főzést, mosást, takarítást tervezze a munkaidő előttre vagy utánra.TV ne legyen bekapcsolva Ön körül. A magántelefonján kapcsolja ki a wifit/mobilnetet és halkítsa le.

Kommunikáljon másokkal

Az otthoni munkavégzés közben is kommunikálnia kell a kollégákkal, beosztottakkal. Az, hogy otthonról dolgozik, nem azt jelenti, hogy meg kell szakítania a kapcsolatot velük. Sőt…Ahelyett, hogy emailen keresztül kommunikál, hívja fel őket vagy indítson videóhívást. Az egyik szünetet használhatja például arra, hogy megkérdezze, ők hogyan boldogulnak az otthoni munkavégzéssel, cseréljenek tapasztalatot. Ha egyedül él, akkor még nagyobb szüksége lehet ezekre az interakciókra arra, hogy más arcokat is lásson. Egy reggeli online meetingen könnyedén összehangolhatja a napi munkavégzést, ráadásul éreztetik egymással, hogy egy csapat annak ellenére, hogy fizikailag nem találkoznak egy helyen. Ötlet: Mit szólna egy virtuális kávészünethez?

Tartson szüneteket

A szünetek hozzátartoznak a munkaidőhöz. Az emberi agy egyszerűen nem képes órákon keresztül koncentrálni. Elképzelhető, hogy elcsúszott néhány feladattal és úgy próbálja behozni a lemaradásod, hogy nem tart szünetet. Ezt nem tanácsolom Önnek, a szünetek megtartása az egyik legfontosabb része a homa office-nak. Azonban nem mindegy, mivel tölti ki ezt az időt. A cél az, hogy feltöltődjön és új lendülettel folytassa a munkát. Az egyik legrosszabb amit tehet, hogy előveszi a telefonját és megnézi a közösségi oldalakat. Helyette végezzen légzőgyakorlatokat, meditáljon, jógázzon, vagy tegyen egy rövid sétát és közben szívjon egy kis friss levegőt. Próbáljon meg nem munkával kapcsolatos dolgokkal foglalkozni ebben az időszakban.

Mikor és mennyi szünetet tartson?

Erre nincs egzakt szabály. Az egyik tippem erre, hogy minden ledolgozott óra után tartson 5-10 perc szünetet, az ebédidő pedig legyen 20 perces. A másik tippem a Pomodoro technika. Ez egy olyan időgazdálkodási módszer, ami kiválóan alkalmazható home office esetében.

Ne túlórázzon

Ha támad egy remek ötlete este, akkor írja fel egy papírra vagy egy jegyezze fel egy alkalmazásban. Tudom nagy a kísértés, hiszen szinte karnyújtásnyira van a laptopja, de ne kapcsolja be.

Digitalizálja a folyamatokat

A modern technológiának köszönhetően sokféle munkafolyamatot lehet digitalizálni. Azok a cégek, akik ragaszkodnak a hagyományos, ám elavult megoldásokhoz és nem tartanak lépést a fejlődéssel, lemaradnak. Az olyan eszközök, mint például a Microsoft Office 365 megteremtik az alapokat, hogy Ön és az alkalmazottai bárhonnan dolgozhassanak. De olyan dolgokat is digitalizálhatunk, amire elsőre nem is biztos, hogy gondolna. A SzámlaRobot szolgáltatás lehetővé teszi, hogy az egész számlafeldolgozási folyamat az online térben fusson végig.

Milyen eszközökre lehet szükség?

Ha vezetői pozícióban van, győződjön meg arról, hogy dolgozói rendelkeznek a megfelelő eszközökkel, amelyek szükségesek számukra az otthoni munkavégzéshez. Az alapkövetelmény a hordozható számítógép, azaz a laptop. A hagyományos asztali számítógép nem éppen home office barát megoldás, mert nem mindenki teheti meg, hogy ugyanazon a helyen dolgozik a lakásán belül. Lehet, hogy vándorolnia kell egyik helységből a másikba.

Asztal

Az asztalnak minimum akkorának kell lennie, hogy kényelmesen elférjen rajta a számítógép, az egér és egy finom csésze kávé és előny, ha a magassága állítható. Sok helyen lehet kapni ebből is hordozható verziót, én is ilyet használok, ha otthonról dolgozom. Ha beszerez egy ilyet, akkor ugyazt az előnyét élvezheti, mint a fent említett hordozható számítógépnek. Ha útban van, egyszerűen átköltözik mindenestül a másik szobába.

Szék

Órákat fog eltölteni minden egyes nap a széken ülve, ezért fontos, hogy kényelmes legyen. Magas, dönthető háttámlája legyen és támassza meg a derekadat, valamint az állítható magasság is fontos szempont legyen a kiválasztásánál.

Headset

A headset vagy fejhallgató, jó minőségű mikrofonnal sokat javít az online meetingek minőségén, hiszen tisztábban hallják egymást. Emellett meg van az az előnye a laptop beépített hangszórójával szemben, hogy nem zavarjuk meg a körülöttünk lévőket, nem kell végig hallgatnia az egész családnak a megbeszélést.

Webkamera

Itt ugyanaz a helyzet, mint a headset-nél bár az, hogy tisztábban lássanak kevésbé fontos a mikrofonnál. Viszont ha olyan jellegű munkája van, hogy ügyfelekkel is kommunikálni kell videóhívásban, rögtön fontosabbá válik a professzionális képminőség.

Milyen szoftverekre lehet szükség?

Microsoft Teams

Kép forrása: www.microsoft.com/hu

A vállalatok nagyrésze Microsoft Office 365-öt használ, ezért kézenfekvő megoldás ezen a szoftveren keresztül lebonyolítani az online megbeszéléseket.A Skype akkor lehet jó választás, ha olyan ügyféllel kell beszélnie, akinek nincs előfizetése a fent említett eszközre, mert ez ingyenes és szinte mindenki ismeri.

Trello

Kép forrása: www.trello.com/hu

A home office egyik legnagyobb kihívása a feladatok rendszerezése.Itt jön képbe a Trello. Táblákkal, listákkal és kártyákkal segít rendben tartani, menedzselni a különböző feladatokat.Egy nagyon átlátható, könnyen kezelhető és hatékony szoftverről beszélünk.

NordPass

Kép forrása: www.nordpass.com

A NordPass egy jelszókezelő eszköz. Erősen javasolt mindenhol különböző, erős jelszót használni a biztonság érdekében. A probléma az, hogy ezeket a jelszavakat képtelenség megjegyezni. A NordPass segítségével egyetlen jelszóra lesz szükség, amit megadva hozzáfér az összes többihez pillanatok alatt. Sőt, pc-n automatikusan beilleszti a jelszavakat a Chrome bővítmény segítségével. Van ingyenes verziója, amihez mobil alkalmazást is letölthető.