Megoldásaink
A bejövő számlától a banki utalásig, egy rendszerben.
A számlakezelés teljes folyamata a befogadástól…
01
Teljes számlanyilvántartás
A bejövő számla lehet belföldi vagy külföldi, elektronikus vagy papíralapú – a SzámlaRobotban minden típusú számlafeldolgozás pillanatok alatt elvégezhető, akár kézi rögzítés nélkül. A NAV online számla letöltés funkció a belföldön kiállított számlákat 30 napra visszamenőleg nézi és automatikusan letölti a NAV adatbázisból fej- és soradat szinten. Az elektronikus számlák pedig – a kiállító országától függetlenül – egyetlen kattintással beemelhetők, ráadásul az olyan egyedi információk is rögzíthetők, mint a fogyasztási hely, a rendszám vagy a telefonszám. A külföldi papíralapú számláknál egyedi karaktervizsgálattal (OCR) olvassa be az azon szereplő információkat. A rendszer emellett összeveti az XML- és PDF-formátumban beérkező számlák adatait, és ellenőrzi azok egyezőségét.
- Belföldi, külföldi, elektronikus és papíralapú számla
- NAV letöltés teljes adattartalom szinten
- AI OCR feldolgozás a külföldi számlákra
02
Automatizált kontírozás
A bevitt adatok feldolgozása után sem kell a rendszerek között váltani: egyetlen rendszerben végigvihető a számlabefogadás, feldolgozás és archiválás teljes folyamata. A SzámlaRobot felismeri a letöltött számlasorok adatait, majd az előzetesen beállított paraméterek alapján elvégzi a kontírozást és előkészíti a továbbszámlázást. Képes a költségek különböző szervezeti egységek, osztályok, megrendelések és költséghelyek szerinti felosztására, elektronikus közműszámla esetén pedig még a fogyasztási helyeket is leolvassa a számlaképről.
- Befogadás, feldolgozás és archiválás egy rendszerben
- Kontírozás és továbbszámlázás paraméterezés alapján
- Egység, osztály, megrendelés és költséghely szerint
03
Gazdálkodási rendszerekhez kapcsolódás
A SzámlaRobot kapcsolódik a cég által használt, már jól megszokott és egyedi ERP rendszerekhez – SAP, Microsoft Dynamics –, így nincs szükség annak módosítására. A program ezen felül lehetővé teszi, hogy valamennyi információ átkerüljön a megfelelő gazdálkodási rendszerbe, emellett az ERP-ből a kiegyenlítések és a könyvelések adatait is kiolvassa.
- SAP és Microsoft Dynamics kapcsolat fejlesztés nélkül
- Minden információ átkerül a gazdálkodási rendszerbe
- Kiegyenlítések és könyvelések visszaolvasása
04
Jóváhagyási folyamatok
A számlakezelés minden lépése, így a jóváhagyási folyamatok is egyetlen rendszeren belül történnek. A betöltött számlaadatok alapján a számlákhoz elektronikus teljesítésigazolás generálható, amihez a rendszer segítséget is ad, hiszen a számlák minden adata és a mellékletek is rendelkezésre állnak. A számlák osztályozhatók és a jóváhagyáshoz szükséges mellékletekkel – pl. szállítói levél – is ki lehet egészíteni. Mindössze pár kattintás, és komplex dokumentum-nyilvántartás jön létre!
A SzámlaRobot a különböző szervezeti egységek munkáját egyetlen felületen köti össze, ami bárhonnan elérhető. Ezzel támogatja az otthoni munkavégzést, a több telephely közötti hatékony együttműködést és a párhuzamos munkavégzést is. A cégvezető és az ügyintézők bármikor és bárhonnan hozzáférnek a számlákhoz, dokumentumokhoz, folyamatosan nyomon követhetik a feldolgozás fázisait, és pár kattintással készíthetnek olyan riportokat, amelyeket aztán e-mailben is könnyen tudnak továbbítani.
- Elektronikus teljesítésigazolás és mellékletek
- Jóváhagyok részére elérhető dokumentum nyilvántartás
- Otthoni munka, több telephely, párhuzamos munkavégzés
05
Banki csomag
A SzámlaRobotban kezelt szállító számlákból pár kattintással utalási csomagot állíthat össze, amit kimentés után közvetlenül betölthet bankja Elektra rendszerébe.
- Nincs kézi rögzítés
- Több bankszámlaszám egyidejű kezelése
- A kereskedelmi bankok saját utalási formátumába történő kimentés
- Kiegyenlítések, részkiegyenlítések teljes nyilvántartása
Az utalást követően a szoftverben visszatölthetők a kiegyenlítés adatai, így elkerülhető a többszöri utalás veszélye, ráadásul így korosított listák, kintlévőség analitikák és naprakész nyilvántartások is elérhetők a SzámlaRoboton belül.
- Utalási csomag a bank Elektra rendszerébe
- Nincs kézi rögzítés, több bankszámlaszám
- Kiegyenlítések, kintlévőség, naprakész nyilvántartás
06
Archiválás
Az elektronikus dokumentumok hiteles archiválása az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály alapján kizárólag elektronikusan történhet. A SzámlaRobot minősített elektronikus archiválási megoldása a számviteli törvény által előírt 8 évig biztosítja a szükséges dokumentumok megőrzését. Így a számlaletöltéstől az archiválásig a digitális számlakezelés minden lépése egyetlen rendszerben megvalósítható.
A rendszer az elektronikus anyagok archiválásánál nem csak a jogszabály által előírt megőrzést biztosítja, de azt is, hogy egy utólagos ellenőrzéskor pár pillanat alatt előkereshetők legyenek a szükséges dokumentációk, és csoportosan kimenthetők a mellékletekkel együtt. Így például egy NAV ellenőrzéskor gombnyomásra elérhetők a kívánt dokumentumok.
- Hiteles archiválás az 1/2018. ITM rendelet szerint
- 8 évig, a letöltéstől az archiválásig egy rendszerben
- NAV ellenőrzéskor gombnyomásra, melléklettel együtt
07
Egyéb funkciók
Fenntartható pénzügyi és számviteli folyamatok
2025. január 1-jétől az EU fenntarthatósággal kapcsolatos vállalati jelentéstételről szóló irányelve (CSRD, Corporate Sustainability Reporting Directive) a hazai nagyvállalatok nagy része számára is előírja, hogy beszámoljanak azokról az intézkedésekről, amelyekkel környezeti terhelésüket csökkentik. A SzámlaRobot amellett, hogy egyszerűbbé, gyorsabbá és hatékonyabbá teszi a pénzügyi és számviteli folyamatokat, a cég környezeti terhelésének csökkentéséhez is hozzájárul, hiszen a programban a számlák és dokumentumok feldolgozását a jóváhagyási, ellenőrzési és tárolási folyamatok minden részét elektronikusan, vagyis nyomtatás, papírhasználat és postázás nélkül végzi.
Adószakértői ellenőrzés
Az adóellenőri funkcióval a könyvelésre előkészített szállítói számlákon adószakértői ellenőrzés is végezhető, mielőtt továbbítják az erre alkalmas gazdálkodási rendszer számára.
- CSRD szerinti fenntarthatósági jelentés
- Nyomtatás, papírhasználat és postázás nélkül
- Adószakértői ellenőrzés a könyvelés előtt
Mit tud tenni a SzámlaRobot az Önök érdekében?
Megoldásaink a teljes és automatikus számlanyilvántartástól akár a banki utalások összeállításáig terjednek.